Iedereen op de juiste plek
Van beschikbaarheid naar urenbriefje, in één systeem.
Voor InterUM, het interne detacheringsbureau van de Universiteit Maastricht, bouwden we een eigen systeem voor de surveillance bij tentamens. Surveillanten geven zelf hun beschikbaarheid door, opdrachtgevers bepalen de benodigde capaciteit, en de planning zet zichzelf om in urenbriefjes.
Dit is geen configuratie van een standaardpakket. De planningsregels van InterUM, contractvormen, contracturen, inzetregels, zitten in de software zelf. Dat is precies waarom het maatwerk moest zijn.
Surveillance bij tentamens is een puzzel met scherpe randen. Er is een beperkt aantal surveillanten, zij hebben verschillende contracten en dus verschillende ruimte om ingezet te worden, en de vraag piekt in tentamenperiodes. Wie een rooster met de hand maakt, houdt dat een periode vol, daarna niet meer.
Daar kwam het administratieve einde bij. Na de planning begint het eigenlijke werk pas: urenbriefjes maken en doorgeven aan de administratie. Elke handmatige stap daarin is een kans op een fout die iemand later moet uitzoeken.
Beschikbaarheid doorgeven binnen de eigen ruimte
Surveillanten voeren zelf hun beschikbaarheid in. Het systeem houdt daarbij rekening met hun contractuele uren en met de afspraken die er zijn, iemand met een klein contract krijgt geen beschikbaarheid aangeboden die hij toch niet mag invullen. Dat geeft overzicht en controle over de eigen inzet, en het haalt een gesprek weg dat anders op kantoor werd gevoerd.
Tentamens aanmaken en capaciteit bepalen
Opdrachtgevers binnen de universiteit maken tentamens aan, beheren ze en geven aan hoeveel surveillance er nodig is. Zij werken daarmee in hetzelfde systeem als de planning, zonder tussenstap via mail of spreadsheet.
Toewijzen op regels, niet op gevoel
Het systeem wijst surveillanten toe op basis van beschikbaarheid, contractvormen en vooraf ingestelde inzetregels. Meerdere contracttypen en complexe planningsregels worden ondersteund, wat de applicatie geschikt maakt voor een academische context waarin niet iedereen onder dezelfde voorwaarden werkt.
Urenbriefjes die uit het rooster komen
Zodra een planning definitief is, zet de applicatie de ingeplande tentamens om in digitale urenbriefjes. Die worden gekoppeld aan het externe registratiesysteem waarin de urenadministratie plaatsvindt; gegevens van surveillanten en gewerkte uren worden op een gestructureerde en veilige manier uitgewisseld.
Daarmee vervalt de handmatige invoer, worden fouten geminimaliseerd en ontstaat een volledig geautomatiseerde workflow van planning tot verantwoording.
Naast de applicatie bouwden we een volledig nieuwe website; samen vormen ze het digitale fundament van de dienstverlening. De koppeling met het externe registratiesysteem verloopt via bestandsuitwisseling met XML. Meer daarover staat in de aparte case over de Pivoton-koppeling, waar ook de vacatures en medewerkersgegevens langsgaan.
terug naar overzicht