Fietsen huren, voorraad klopt
Een boekingssysteem dat de fysieke winkel volgt
Voor Mallorca Cycling Holidays bouwden we een website met een compleet boekingssysteem: vliegtickets, huurfietsen, hotels en routes worden in één keer geregeld. Het systeem weet hoeveel fietsen er op Mallorca per periode nog vrij zijn, dus wat online geboekt wordt, klopt met de werkelijkheid in de winkel.
Wie een fietsvakantie boekt, stelt geen product in een winkelmandje. Hij stelt een reis samen. Dat vraagt om een systeem dat onderdelen kent, ze combineert, er een prijs aan hangt en tegelijk bijhoudt wat er fysiek beschikbaar is.
Mallorca Cycling verhuurt fietsen vanuit een winkel op Mallorca en organiseert van daaruit fietsreizen. De verkoop liep via de site, de voorraad stond in de winkel. Tussen die twee zat een mens met een telefoon, en dus de mogelijkheid dat er twee keer dezelfde fiets werd gereserveerd.
De opdracht was om de reis, de reservering en de voorraad in één systeem te brengen. Met één complicatie: een reis kan voor één persoon zijn, maar ook voor een hele groep, en dan moeten alle fietsen, tickets en kamers tegelijk kloppen.
Van losse onderdelen naar één boeking
Klanten stellen hun reis samen uit vliegtickets, huurfietsen, hotels en routes. Het systeem rekent door wat de combinatie kost en stelt automatisch een offerte op, geen prijslijst die iemand handmatig moet omrekenen.
Een reis kan persoonlijk worden geboekt of voor een hele groep. Bij een groep wordt de hele set in één keer gereserveerd, in plaats van per deelnemer opnieuw te beginnen.
Offerte aanvragen, of meteen afrekenen
Niet iedereen boekt op dezelfde manier. Wie eerst wil nadenken, vraagt een offerte aan en krijgt die automatisch opgesteld. Wie zeker is van zijn zaak, rekent direct af via de betaalkoppeling, de boeking staat dan meteen vast.
Grotere reizen kunnen in delen worden betaald. Dat is geen losse afspraak naast het systeem, maar een betaalwijze binnen de boeking: de termijnen staan vast, de klant ziet wat er wanneer verschuldigd is, en de administratie volgt dezelfde afspraak.
Weten wat er echt nog staat
Het systeem toont per periode hoeveel fietsen er in de fysieke winkel op Mallorca nog beschikbaar zijn, en laat die reserveren. Online en in de winkel kijken daarmee naar dezelfde telling. Dat is het punt waar dit systeem zich onderscheidt van een standaard boekingsmodule: de voorraad is niet een getal dat iemand bijhoudt, maar hetzelfde getal dat de winkel gebruikt.
Een eigen omgeving met de hele reis
Klanten loggen in op hun eigen omgeving en vinden daar alles over hun geboekte reis en hun voorkeuren. Wat eerder per mail ging, bevestigingen, wensen, details, staat nu op één plek waar beide kanten het kunnen zien.
Het boekingssysteem is volledig op maat gebouwd en geïntegreerd in de website, met een eigen klantomgeving op basis van accounts. Betalingen lopen via een betaalkoppeling, met ondersteuning voor betaling in termijnen. De opzet is bewust modulair: onderdelen van een reis zijn los gedefinieerd, zodat een nieuwe verblijfsvorm, vervoersoptie of betaalwijze toe te voegen is zonder het boekingsproces te herbouwen. Na oplevering is het systeem doorontwikkeld op basis van wat er in het seizoen in de praktijk opkwam.
terug naar overzicht