chat
Gosidesign houdt de online trends continue in de gaten.
De belangrijkste ontwikelingen die we zien, delen we via dit blog.
15-02-2022

Bedrijfsprocessen automatiseren

Elke dag heb je binnen bedrijf te maken met processen; elke medewerker heeft daarin zijn specifieke taken. Iedere dag worden talloze mailtjes gestuurd, documenten bewerkt en geprint, excel documenten bijgewerkt of bestanden gedeeld. Je ziet als een organisatie groeit dat deze processen complexer en onoverzichtelijker gaan worden. Om fouten te voorkomen en ook om processen sneller en efficiënter te laten verlopen kun je er voor kiezen om bedrijfsprocessen te gaan automatiseren. Hieronder de stappen die je moet nemen:

Bedrijfsprocessen automatiseren afbeelding 0
Bedrijfsprocessen automatiseren afbeelding 1

1)  breng je huidige bedrijfsprocessen in beeld.

Om je processen in beeld te krijgen is niet zo moeilijk. Zet samen met je gehele team de hele procesflow op papier en houdt hierbij rekening met welke systemen je gebruikt, welke mensen hebben welke taken en wat zijn hiervan de kosten. Kijk eens van een afstand naar je dagelijkse processen, je software en je informatie. Welke handelingen voer je elke dag of op regelmatige basis uit? Het geeft direct een goed inzicht en je wordt geforceerd om kritisch na te denken over waar het beter kan.

2) Werk de processen verder uit

Nadat de processen in kaart zijn gebracht bekijk je ook de uitzonderingen binnen een proces. Op deze manier wordt aan elk voorkomend scenario gedacht. Wees daarbij wel kritisch en bekijk waar het nog beter, sneller of eenvoudiger kan.

3) Vraag een offerte aan bij een ontwikkelaar

Aan de hand van de in kaart gebrachte processen die je op papier hebt gezet kun je een software ontwikkelaar benaderen om een offerte uit te brengen. Vraag hierbij om een gespecificeerde offerte zodat duidelijk is wat de kosten zijn per onderdeel. Zo kun je eventueel bepaalde zaken ook even schrappen of uitstellen om de kosten te reduceren. Wij denken hierbij graag met jullie mee om dit goed in kaart te brengen.

4) Automatiseren en monitoren

Nadat je gekozen hebt voor een ontwikkelaar gaat deze aan de slag om samen met jou de online applicatie of software te ontwikkelen. Een goede communicatie tussen ontwikkelaar en klant is hierbij van groot belang. Spreek verschillende mijlpalen af binnen de ontwikkeling en zorg dat deze goed getest en gemonitord worden. Blijft alles naar behoren werken? Zie je het gewenste resultaat? Testen is daarbij van groot belang. Zorg dat je binnen je organisatie een vast aanspreekpunt hebt voor de ontwikkelaar waar je snel mee kunt schakelen om het ontwikkelproces niet te laten stagneren.

5) Oplevering en evaluatie

Nadat alles uitvoerig getest is wordt de maatwerk software / applicatie geïmplementeerd. Spreek met de ontwikkelaar af dat je ook na de oplevering nog uren gereserveerd hebt om eventuele problemen snel te kunnen oplossen. Verzamel feedback vanuit de organisatie. Zijn er nog verdere verbeteringen mogelijk? Pas deze toe op uw processen om deze nog efficiënter te maken.

Wat zijn de voordelen van procesautomatisering?

Efficiënter werken
Door frequente processen te laten automatiseren verhoog je de productiviteit van je medewerkers. Het automatiseren van die repeterende handelingen zorgt er namelijk voor dat de productiviteit van je medewerkers aanzienlijk wordt verhoogd. De tijd die je hiermee bespaart kun je inzetten voor zaken die meer aandacht nodig hebben binnen je organisatie.

Fouten uit de weg ruimen
Bij processen die door medewerkers worden uitgevoerd ontstaan regelmatig fouten. Denk bijvoorbeeld aan een typefout of het niet volledig aanleveren van documenten. Zulke fouten worden snel gemaakt, maar kunnen grote gevolgen hebben. Een geautomatiseerd proces vangt dit af, mits correct geprogrammeerd en gedefinieerd uiteraard.

Beter inzicht krijgen
Nadat je eerste processen digitaal afgehandeld worden zijn deze meetbaar. Zo weet je precies wie, wat, op welk moment en met welke regelmaat gedaan heeft. Dat zijn inzichten die je voorheen niet had in je oude werkwijze. Inzicht zorgt er ook voor dat je patronen gaat zien. Patronen van wat dagelijks hetzelfde is, dus ook wat niet binnen het patroon valt. Die pieken geef je aandacht, zodat je je proces kunt verfijnen en verbeteren. Je kunt dit ook inzichtelijk maken op een visueel dashboard.

Schaalbaar maken
Als er geen geautomatiseerd proces plaats vindt zal er een grote verantwoordelijkheid op de schouders rusten van  specifieke personen binnen jouw organisatie. Is diegene ziek of met vakantie, dan ligt het proces stil. Waar je als organisatie bij handmatige uitvoering tegen capaciteitsgrenzen aanloopt, heb je daar bij geautomatiseerde processen veel minder last van. Hoe meer van die geautomatiseerde processen hoe sneller en eenvoudig is jouw organisatie schaalbaar.

Sneller en beter
Als je het rijtje bekijkt met alle voordelen is het wel duidelijk dat het automatiseren van bedrijfsprocessen een groot voordeel kan zijn voor jouw organisatie. Je processen worden hierdoor sneller, beter maar ook goedkoper. Goedkoper misschien in het begin nog niet want je moet investeren om de processen te digitaliseren en maatwerk software te laten ontwikkelen echter zal zich dat snel terug verdienen aangezien de processen nu sneller worden afgehandeld zonder fouten en zonder zonder ziekmeldingen.

Is jouw bedrijf geïnteresseerd om de bedrijfsprocessen te laten onderzoeken of te automatiseren schakel dan snel met ons om een vrijblijvende offerte te laten maken.

Bedrijfsprocessen automatiseren banner
22-12-2021
Checklist voor livegang van je website - SEO
Bekijk dit nieuws
01-04-2020
startend bedrijf…en nu nog een website?
Bekijk dit nieuws
terug terug naar overzicht